به گزارش "صدای بانک" ، امروزه حضور در نمایشگاه‌ها یکی از الزامات و شاید چالش شرکت‌های مشارکت کننده/غرفه‌گذار در نمایشگاه است. زیرا از سویی هم تعداد نمایشگاه ها زیاد است و هم هزینه های حضور در نمایشگاه صرفاً مبحث غرفه سازی را شامل نمی شود. حضور در نمایشگاه مستلزم ثبت نام و اجاره محل غرفه از ستاد برگزاری، امور مرتبط به غرفه سازی، تبلیغات و یا دعوت‌نامه ها، هزینه حق مأموریت پرسنل، هزینه یونیفرم و یا لباسهای متحدالشکل، آماده سازی و یا سفارشی سازی محصولات مورد نمایش در غرفه، عکاسی صنعتی و تبلیغاتی، طراحی و چاپ بروشور، کاتالوگ، لایت باکس‌ها و مواردی از این قبیل، آماده سازی هدایای تبلیغاتی، هزینه ایاب و ذهاب نفرات غرفه دار، موارد مرتبط به تشریفات و پذیرایی و سایر هزینه های متفرقه را شامل می شود.

اگر یک شرکت تصمیم بگیرد طی سال در بسیاری از نمایشگاه‌های تخصصی شرکت کند می‌بایست برای هر کدام از نمایشگاه‌ها این هزینه‌ها را جداگانه متقبل شود! این جریان موجب می‌شود شرکت‌ها با وجود مزیت‌های اقتصادی نمایشگاه‌ها، تصمیم بگیرند از تعداد نمایشگاه‌هایی که در سال شرکت می‌کنند بکاهند تا از این طریق بتوانند هزینه‌های نمایشگاهی خود را مدیریت کنند.

در این میان یکی از ساده ترین راه‌های مدیریت هزینه‌های نمایشگاهی از نظر غرفه‌گذار، مدیریت هزینه مرتبط به طراحی غرفه و ساخت و اجرای غرفه است.

با یک بررسی میدانی بین شرکت‌های غرفه‌سازی و مشارکت کنندگان (شرکتهای غرفه دار) می توان به نتایج زیر دست یافت:

1. فقط هزینه ساخت یک غرفه با 30 مترمربع، هزینه 15 میلیون تومانی را در پی دارد و هزینه ساخت یک غرفه بالای 201 مترمربع بیش از 70 میلیون تومان برای مشارکت کننده هزینه دارد. این هزینه برای غرفه با خدمات بالاتر و به اصطلاح لوکس تر با 30 درصد افزایش مبلغ روبرو است.

2. بطور معمول سایر هزینه ها برای یک دوره نمایشگاه چهار روزه برای مشارکت کننده حداقل هزینه ای بالغ بر 30 میلیون تومان و حداکثر 100 میلیون تومان را در بر خواهد داشت.

3. هزینه ثبت نام و حضور در نمایشگاه هم برای مشارکت کننده حداقل 8 میلیون تومان و حداکثر برای یک غرفه 200 مترمربعی به همراه اسپانسری 50 میلیون تومان خواهد شد. 
اگر این ارقام را برای حداقل یک غرفه 30 مترمربعی در کمترین حالت ممکن 50 میلیون تومان و برای یک غرفه 200 مترمربعی 220 میلیون تومان در نظر بگیریم، یک شرکت برای حضور در چندین نمایشگاه سالانه هزینه قابل توجهی را باید پرداخت نماید.

از سوی دیگر متاسفانه در کشور ما شرایط میزان اجاره بها، غرفه سازی و سایر هزینه ها برای مشارکت کنندگان جهت حضور در نمایشگاه بر خلاف بسیاری از نمایشگاه های خارجی از تورمی نسبتا ناپایدار برخوردار است. نکته‌ی قابل مشهود در این میان عدم رضایت شرکت کنندگان از پرداخت میزان اجاره بها در نمایشگاه است. 

هزینه غرفه‌های نمایشگاهی؛ سرمایه از دست رفته غرفه‌داران
همواره شرکت در یک نمایشگاه معتبر داخلی،‌ خارجی و بین المللی سبب ایجاد فرصت های شغلی بیشتر برای شرکت کنندگان می شود به شرطی که با برنامه ریزی و تدوین سیاست های درست نمایشگاهی وارد آن شوند و هزینه‌های غرفه‌سازی با مدیریت صحیح انجام شود.

با توجه به تمامی هزینه‌های حضور در یک نمایشگاه می‌توان گفت، شرکت در نمایشگاه هزینه‌های زیادی به همراه دارد که گاهی اوقات منافع اقتصادی نمایشگاه جبران‌کننده این هزینه‌ها نیست که در این راه تبدیل غرفه‌ها به پسماندهای نمایشگاهی نیز یک سرمایه از دست رفته برای شرکت‌ها محسوب می‌شود. و حال اینکه این پسماندها و نخاله های نمایشگاهی که اغلب چوب است برای چه کسانی منفعت دارد موضوعی است که در آینده نزدیک، پرونده آن را نیز مورد بررسی قرار خواهیم داد.

راه‌اندازی نمایشگاه‌های دائمی راهکار مقابله با سرما‌یه‌های از دست رفته
نمایشگاه‌های دائمی بستر مناسبی برای مقابله با سرما‌یه‌های از دست رفته یک مشارکت‌کننده/غرفه‌دار فراهم می‌کنند. با توجه به ظرفیت‌ها و پتانسیل‌های بالایی که کشور ما دارد می‌توان این نمایشگاه‌های دائمی را در موضوعات مختلف راه‌اندازی کرد. 

نمایشگاه‌های دائمی علاوه بر این‌که هزینه‌های غرفه‌سازی را به حداقل می‌رسانند، زمینه مناسبی برای توسعه صادرات غیرنفتی را فراهم می‌کنند، فرصت‌های سرمایه‌گذاری و همکاری‌های تجاری مشترک را افزایش می‌دهند و مسیر را برای رشد و توسعه شرکت‌های نوپا هموار می‌کنند. همچنین با مدیریت صحیح هزینه‌هایی که از طریق ایجاد نمایشگاه‌های دائمی ممکن می‌گردد، می‌توان به تحول اقتصادی مد نظر رسید.

خوشبختانه در سال‌های اخیر صحبت‌هایی مبنی بر ایجاد نمایشگاه‌های دائمی در تهران و شهرستان‌ها از سوی مسئولین انجام شده است که باید منتظر ماند و دید که این صحبت‌ها چگونه و در چه زمانی به واقعیت تبدیل می‌گردند.

یادداشت سید حجت هاشمی یرکی/مدیرمسئول و صاحب امتیاز پایگاه خبری تحلیلی ایران مراسم نیوز